10 buenas prácticas para el gobierno corporativo en entidades sin animo de lucro
En un reciente artículo publicado en el portal de información sobre gobierno corporativo[1] Rodney Slater quien es socio de Squire Patton Boggs (EE. UU.) LLP, exsecretario de Transporte de EE. UU. durante la Administración Clinton, Colin Jennings, socio de Squire Patton Boggs y Ayako Hobbs abogada senior en Squire Patton Boggs; plantean prácticas que facilitan elevar la gobernanza en organizaciones sin animo de lucro.
De acuerdo con los autores, el gobierno corporativo a menudo no recibe la atención que merece, especialmente en las organizaciones sin animo de lucro. En ese sentido, presentan algunas consideraciones clave que pretenden perseguir las mejores prácticas para este gobierno en este tipo de entidades.
Una entidad benéfica bien gobernada es más propensa a obedecer las leyes fiscales, salvaguardar los activos y servir a intereses caritativos. En muchas jurisdicciones las organizaciones sin animo de lucro deben cumplir con varios criterios, incluyendo las normas de gobernanza con el propósito de mantener beneficios fiscales.
Las siguientes prácticas para el gobierno corporativo ayudan a las organizaciones sin fines de lucro a cumplir y mantener los estándares de gobierno esperados:
1. Supervisión y rendición de cuentas
De acuerdo con los autores, el consejo de administración de una corporación sin ánimo de lucro debe participar en una supervisión activa, independiente e informada. Como parte de la responsabilidad de actuar con las funciones de buena fe, debido cuidado y lealtad, se espera que los directores participen activamente en lugar de asumir un papel pasivo o se abstengan de tomar decisiones. Sin embargo, los directores independientes deben tener cuidado de asegurarse de que no crucen la línea; sus funciones son proporcionar supervisión y dirección estratégica, no reemplazar las funciones cotidianas de gestión.
2. Independencia
Los directores deben ser seleccionados en función de su capacidad para emitir un juicio independiente. Cada corporación sin animo de lucro debe tener un comité de gobierno compuesto enteramente por directores. Estos directores no deben forman parte del equipo directivo y no son compensados por la corporación ni por los servicios que prestan, aunque pueden recibir honorarios razonables como director.
El comité es responsable de designar candidatos calificados para presentarle la elección a la junta, monitorear todos los asuntos relacionados con el gobierno corporativo, supervisar el cumplimiento de las normas éticas y hacer recomendaciones completas para la acción en asuntos de gobernanza.
3. Ética corporativa
- Cada consejo de administración es responsable de supervisar la ética corporativa. La conducta ética, incluido el cumplimiento de los requisitos de la ley, es vital para la sostenibilidad de una corporación y el éxito a largo plazo. Para establecer una cultura corporativa ética, la junta debe considerar las siguientes acciones:Comunicar al personal de todos los niveles de la corporación un fuerte y ético “tono en la parte superior”, establecido por la junta directiva, el director ejecutivo y otros altos directivos, estableciendo una cultura de cumplimiento legal e integridad.
- Asignar la tarea específica de servir como oficial de cumplimiento a un miembro de C-Suite[2] o a un director de su organización.
- Adoptar una política de conflictos de intereses.
- Incluir criterios relacionados con la ética en los estándares de cualificación de los empleados y en las revisiones anuales del rendimiento de los empleados.
4. Formación y sensibilización
Es esencial que la junta sea plenamente consciente de las diversas regulaciones locales y nacionales que rigen las organizaciones sin animo de lucro, así como los últimos estándares y orientación de estas.
Los directores se beneficiarán de la capacitación durante la incorporación y también de la formación periódica en curso para comprender los requisitos legales que las organizaciones están obligadas a seguir. Los temas clave de capacitación incluyen deberes, responsabilidad del director, ética, actividades políticas incluyendo el apoyo público y aspectos de financiamiento.
5. Evaluación
Cada corporación sin fines de lucro con activos sustanciales o ingresos anuales, debe desarrollar e implementar un proceso anual de evaluación de la junta de tres niveles para medir el desempeño de esta en su conjunto, de cada comité y de cada director. Ahora bien, no basta con simplemente evaluar a la junta; también debe tomar las medidas apropiadas en respuesta a los problemas que se pueden descubrir durante la evaluación y debe desarrollar e implementar un proceso similar para la revisión y evaluación del director ejecutivo anualmente.
También es una buena práctica evaluar la diversidad de habilidades, experiencias y antecedentes de los directores para garantizar valiosas perspectivas.
6. Auditoría
Cada corporación sin fines de lucro con activos sustanciales o ingresos anuales debería ser auditada anualmente por una firma de auditoría independiente. La corporación debe cambiar las empresas de auditoría y revisar periódicamente al socio auditor para asegurar una nueva mirada a sus estados financieros. El comité de auditoría debe estar compuesto por directores completamente independientes y debe establecer normas y procesos para las reclamaciones relativas a las prácticas contables y de control interno, también es responsable de contratar, establecer una compensación y supervisar las actividades del auditor.
7. Finanzas
El director ejecutivo y el director financiero de cada corporación sin fines de lucro deben revisar los reportes de información financiera y otras declaraciones presentadas ante organismos y agencias gubernamentales.
8. Normas y procedimientos documentados
La supervisión de la Junta se ejerce a través de la autoridad que se adopta y estandariza en las cartas, políticas y procedimientos apropiados.
Las normas aplicables a las juntas incluyen instrucciones de la junta y de los comités, documentación relativa a conflictos de intereses, compensación ejecutiva, informes financieros, participación en inversiones, recaudo de fondos, reembolso de gastos, entre otros. Estas normas escritas deben revisarse y actualizarse periódicamente a medida que evolucionan las normas de la organización y del sector
9. Documentación
Cada corporación sin fines de lucro debe adoptar una política escrita que establezca normas para la integridad de los documentos, la retención y la destrucción. Las reuniones deben documentarse a través de actas con un nivel de detalle adecuado que capture las decisiones, pero no cree una mayor exposición a la responsabilidad. Además, es importante tener en cuenta que hay normatividad que establece responsabilidades a quien altere o destruya documentación con un propósito inapropiado.
10. Informes directos y de emisión abierta
Cada corporación sin fines de lucro debe adoptar una política escrita para permitir y alentar a los empleados a alertar a la administración y a la junta sobre temas éticos y posibles violaciones de la ley sin temor a represalias. En algunas jurisdicciones se considera delito grave cualquier acoso de un empleado que proporcione a un funcionario de la ley información cierta sobre la posible comisión de un delito.Del mismo modo, los directores con información y análisis relevantes para las responsabilidades de toma de decisiones y supervisión de la junta están obligados a divulgar esa información y no sentarse pasivamente.
La alta dirección debe reconocer y cumplir con la obligación de divulgar a las instancias correspondientes, información y análisis relevantes para los fines pertinentes de una organización sin ánimo de lucro, con la atención adecuada a la gobernanza y al proceso, facilitando las labores de mantener los beneficios fiscales, además de estar en una mejor posición para tomar decisiones y medidas coherentes con las limitaciones estructurales.
Es importante para los auditores que tienen relación con las entidades sin ánimo de lucro, que consideren en sus evaluaciones si la alta administración contempla medidas equivalentes para el fortalecimiento de la gobernanza y de ser necesario, efectúen las recomendaciones pertinentes.