En un mundo laboral cambiante: ¿cómo facilitar la administración de personal?
La administración de personal se define como el proceso administrativo que persigue la coordinación eficiente de los conocimientos, capacidades, habilidad y experiencias de los integrantes de cualquier organización.
El talento humano es la base fundamental de toda empresa u organización, el desarrollo de sus potencialidades y competencias tiene impacto en la consecución de los objetivos y metas, así como en la mejora del clima organizacional y la estabilidad de la planta de trabajo.
En este sentido, elegir una una plataforma de software RRHH para facilitar la administración de personal se encuentra entre las opciones más eficaces y rápidas de lograr la correcta gestión del talento, uno de los aspectos claves en la productividad y rentabilidad de cualquier organización.
Los retos de la gestión del talento y de recursos humanos
El mundo laboral experimenta cambios continuos que nos obligan a estar a la vanguardia de los nuevos modelos de trabajo. Si bien son muchas las tendencias que imperan en la actualidad existen dos que merecen especial atención: la gestión del trabajo híbrido, y la necesidad de adquirir competencias y contratar personal.
El trabajo híbrido requiere adaptaciones
Si bien la modalidad a distancia fue crucial al momento de enfrentar la pandemia y ha modelado nuevos aprendizajes dentro del ámbito laboral, no podemos olvidar que implica riesgos asociados al manejo de datos y la exposición de información vulnerable, tanto corporativa como personal.
El denominado trabajo híbrido supone un reto importante que debemos asumir desde una perspectiva bien informada. Además de conocer el decreto sobre el trabajo a distancia, es necesario diseñar una estrategia que permita combinar a la medida las tareas presenciales en oficina con el teletrabajo.
Asimismo, es fundamental el uso de sistemas seguros que permitan la colaboración remota sin poner en riesgo información vulnerable, tales como un software de gestión de datos, las aplicaciones web y el almacenamiento en la nube.
Las necesidades de cualificación cambian
No es un secreto, el nuevo paradigma laboral gira en torno a las nuevas tecnologías y la denominada “Cuarta Revolución Industrial”. La digitalización y automatización de los procesos han dado lugar al surgimiento de nuevos perfiles profesionales, desde especialistas en Big Data e Inteligencia Artificial hasta expertos en redes sociales.
Los encargados del departamento de Recursos Humanos enfrentan la disyuntiva entre invertir en la formación de los empleados como recurso estratégico o abocarse a captar nuevos talentos.
Invertir en formación genera beneficios para ambas partes, mientras la empresa experimenta mejoras en su productividad y fideliza el talento, los trabajadores tienen la oportunidad de crecer desde el punto de vista profesional y personal.
La detección y retención del talento interno suele implicar un reto mucho mayor en comparación con el reclutamiento; sin embargo, garantiza la continuidad de una plantilla que comparte la cultura y objetivos de la organización.
Las tareas relacionadas con la gestión administrativa son numerosas
Entre las principales funciones de la administración de personal se encuentra la de mantener actualizados los datos de los colaboradores. En líneas generales, esta tarea se clasifica en 5 etapas bien definidas.
Planear
Después de responder a la interrogante ¿qué es lo que se puede hacer?, llega el momento de determinar la forma idónea de lograrlo. Esta primera etapa corresponde al diseño de una estrategia de gestión que facilite el control y aprovechamiento de los recursos de la empresa.
La planificación es la guía para el desarrollo exitoso del resto de las etapas, es por ello que durante esta fase, debemos proyectar las metas, establecer los objetivos y, en función de ellos, delimitar los recursos y actividades necesarias para alcanzarlos dentro de un periodo de tiempo definido.
Organizar
Teniendo claro qué es lo que pretendemos hacer, debemos determinar cómo hacerlo y cuáles son los recursos disponibles. Básicamente, la etapa consiste en distribuir el activo humano y el presupuesto disponible dentro de la estructura planificada.
La distribución de los recursos permite determinar el número de áreas disponibles para la ejecución de los procesos y, de acuerdo a sus funciones, agrupar las tareas. Del mismo modo, es necesario tomar en consideración los conocimientos y destrezas del personal a fin de aprovechar al máximo el talento.
Desarrollar y coordinar
Las fases de desarrollo y coordinación están estrechamente relacionadas; la primera se refiere a la ejecución de la estrategia diseñada en la etapa de planificación. En esta fase es puesta a prueba la capacidad de liderazgo, así como el nivel de motivación de los empleados.
La fluidez de la comunicación es vital para mantener motivada a la plantilla. En cada área de trabajo debe existir el mismo acceso a la información, además de mecanismos que faciliten el monitoreo constante de las tareas asignadas.
Controlar
Finalmente, la etapa de control permite verificar el avance de la estrategia diseñada durante la fase de planificación. Controlar las tareas no sólo es la oportunidad de evaluar los resultados, sino de realizar posibles ajustes o correcciones en las actividades. En resumidas cuentas, es la fase en la que medimos el avance.
Los procesos de gestión administrativa tienen como finalidad lograr que los empleados alcancen su máximo rendimiento. Asimismo, persiguen la correcta distribución de los recursos y el cumplimiento de los planes establecidos para la consecución de los objetivos.
El cumplimiento de todas las categorías implica no sólo la capacidad de describir la forma cómo se realizó el proceso, sino la construcción de una herramienta de gestión que contribuye eficazmente a generar soluciones de problemas o tareas comunes dentro de la empresa.
¿Cómo facilitar la gestión administrativa?
Aunque no hablamos de una fórmula exacta que garantice el éxito, en la actualidad, existen tres factores claves que simplifican la gestión administrativa.
Utilizar un software que automatiza las tareas
Una plataforma de software RRHH facilita la administración de personal. Por un lado, disminuye el desperdicio de talento e inversión de tiempo en tareas operativas y, por el otro, evita los errores humanos así como el desperdicio del inventario.
El desarrollo de las tareas se vuelve más ágil, unificado y eficiente, un aspecto que favorece el clima laboral y despierta el interés de los empleados por alcanzar los objetivos comunes. De cara a la audiencia, el uso de esta herramienta tecnológica implica la optimización de los procesos necesaria para brindarle al público un mejor acceso a los productos o servicios.
Mejorar la gestión del tiempo
En el ámbito laboral, la gestión del tiempo es el factor que contribuye al incremento de la competitividad de los empleados y que se refleja tanto en el nivel de productividad como en la capacidad de crecimiento de la empresa.
Debido a que simplifica el cumplimento de las tareas pautadas, administrar adecuadamente el tiempo permite la entrega oportuna y correcta de los proyectos, reduce el estrés, mejora los procesos internos y eleva el rendimiento.
Establecer procesos estructurales
La estructuración de los procesos es el método de gestión caracterizado por un enfoque de trabajo organizado. Cada eslabón de la cadena de valor se relaciona entre sí y ejerce igual impacto en el resultado final.
Definir la estructura supone que los elementos involucrados carecen de disparidad, por lo que existe un equilibrio perfecto entre las entradas y salidas. De esta forma, el incumplimiento de alguno de los requerimientos conlleva al desarrollo de problemas al momento de implantar el proceso.
Fuente:
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