Ideas para aumentar la productividad de una forma sencilla
Ser productivos se puede convertir en una obsesión para todo tipo de profesionales. Si eres de las personas que miden cada minuto que transcurre a lo largo de la jornada laboral, seguro que lo que quieres es tener pistas que te ayuden a ser más productivo. Y, en ocasiones, lo más importante para aumentar la productividad no es introducir mejores consejos que te ayuden a gestionarte, sino ver cuáles son tus errores y conseguir resolverlos para poder ser más productivo.
Establece prioridades
No priorizar ni hacer un buen planning, te llevará a perder mucho tiempo. Priorizar significa que ya tienes establecido un mapa en tu cabeza que tienes que seguir a lo largo del día y que te ayuda a no tener que pararte en ningún momento a pensar “¿Qué hago ahora?”. Pero, para priorizar, necesitas hacerlo con lógica. Eso implica que no harás una lista de tareas al azar, sino que calcularás los márgenes de tiempo e incluso el tipo de capacidad que tendrás en cada momento para afrontar el trabajo.
Es decir, tú mismo sabes cuáles son los momentos del día en los que eres más eficaz. En ese tipo de periodo es cuando debes afrontar la parte más difícil de tu trabajo. Para cuando tu energía se reduzca, puedes dejar las tareas que no sean tan exigentes. Dividiendo el trabajo por horas y por momentos de rendimiento, siempre conseguirás los mejores resultados.
Por si necesitas más consejos sobre cómo establecer prioridades, hay una serie de técnicas que quizá te puedan llegar a resultar útiles. Toma nota.
La estrategia de dos listas de Warren Buffett
Lo que hace este inversor es realizar una gran lista donde se marca 25 objetivos a los que quiere plantar cara a lo largo de la semana. Una vez hecho eso, divide esa lista en dos listas: la inicial y la definitiva. En la lista definitiva solo llegará a introducir cinco de las 25 tareas iniciales. Así sabrá que podrá cumplirlas sin ningún tipo de duda. Las tareas que no se hayan elegido esta semana, podrán ser realizadas la siguiente semana, aunque no hay que olvidar que seguramente siempre vayas añadiendo nuevas actividades.
Categoriza tus prioridades
Tienes que ser capaz de identificar cuál es el rango de prioridad que tiene cada una de las tareas que están pendientes de llevar a cabo. Una forma de hacerlo es dándoles un nivel de prioridad. Por ejemplo: urgentes, vitales, necesarias, aunque no urgentes, y no esenciales. Otra forma de hacerlo es usando niveles con letras, como A, B, C o D.
El principio de Pareto
Esta forma de priorizar también es simple y puede darte muy buenos resultados. Se trata de la regla de hacer un 80% de las tareas que tengas en tu lista y que tengan que llevarse a cabo. Lo que harás será el 80%, quedándote alrededor de un 20% que tendrás que ir recuperando después. Para conseguirlo, las tareas en las que te tendrás que enfocar serán las que te permitan completarlas en un menor nivel de tiempo y esfuerzo. Son, además, las tareas que te proporcionan mejores resultados. En cierto modo, es una muy buena idea, ya que al completar tareas también recibes una chispa de ánimo que te ayudará mucho a seguir trabajando.
No subestimes el tiempo que necesitas
Esto nos pasa a todos y es un gran problema. En nuestra mente, cuando planificamos, tenemos una visión idílica de aquello que tenemos que hacer. Lo podríamos denominar como “vivir en un mundo de fantasía”. Pensamos que, durante una jornada, podremos hacer A, B, C y D, porque no parecen tareas tan difíciles.
Pero luego, aunque nos esforzamos al máximo, nos encontramos con que, durante la jornada, hemos terminado A y B con muchísimo esfuerzo. Eso llevará a que se produzca un sentimiento nada agradable y que, al día siguiente, ya nos encontremos con una carga del día anterior. Por ello, al planificar, hay que darle la relevancia que tiene cada trabajo y no subestimar el tiempo que necesitaremos para cumplir las tareas.
No te frustres si tienes que revisar algo
Cuando queremos ser productivos, la revisión suele quedar fuera de nuestro diccionario. Por ninguno de los motivos queremos tener que reabrir un proyecto, tarea o trabajo que ya se haya completado, porque lo vemos como algo totalmente innecesario. Pero, de todas formas, no es tan raro que ocurra. Por ello, lo último que debemos hacer es frustrarnos y sentir que estamos perdiendo el tiempo. Cuanto antes hagamos la revisión y le demos carpetazo a ese trabajo, antes podremos seguir con una tarea posterior.
No abuses del calendario
La dependencia del calendario puede ser algo terrible. Es casi más preocupante que lo que te puede ocurrir si dependes demasiado de tu lista de tareas pendientes. Cada vez que añades tareas y elementos al calendario, estás creando nuevos puntos de exigencia que podrían llevar a que aumente tu estrés. Trata de no abusar de la planificación a un nivel en el que sepas que se va a volver contra ti. Limita, simplifica y reduce la manera en la que te rodeas de tu agenda y de tus compromisos.
Fuente:
Empresa y Economía