Obligaciones societarias y mercantiles para entidades año 2019.
1. Renovación de la matricula mercantil
- Las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras deberán renovar cada año su matrícula mercantil en la cámara de comercio del lugar de su domicilio.
- El incumplimiento de esta obligación podría acarrear multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Celebración de la asamblea general de accionistas o junta de socios
- Las sociedades comerciales deberán reunirse por lo menos una vez al año para aprobar los estados financieros en la fecha determinada en sus estatutos, o en su defecto en los tres (3) primeros meses del año.
- Dentro del mes siguiente a la aprobación de los estados financieros, los mismos se deben depositar en la cámara de comercio del lugar de su domicilio.
- La inobservancia de lo anterior trae como consecuencia la imposibilidad de aprobar estados financieros y la posible imposición de multas por parte de la Superintendencia de Sociedades (en adelante, la “Supersociedades”).
3. Nombramiento del revisor fiscal
- Las sociedades que cumplan con alguna de las siguientes condiciones están obligadas a nombrar un revisor fiscal:
a). Activos brutos a 31 de diciembre de 2018 iguales o superiores a COP $3.906.210.000.
b). Ingresos brutos a 31 de diciembre de 2018 iguales o superiores a COP $2.343.726.000.
4. Inscripción de la página web
- Todas las páginas web y sitios de internet de origen colombiano, cuya actividad económica sea de carácter comercial, financiero o de prestación de servicios, deberán inscribirse en la cámara de comercio y suministrar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información de transacciones económicas en los términos que esta entidad lo requiera.
- El incumplimiento de esta obligación podría acarrear multas por parte de la Supersociedades o de la DIAN.
5. Remisión de información a la Supersociedades
- Las sociedades, sucursales de sociedad extranjera y empresas unipersonales sometidas a la vigilancia o control de la Supersociedades o las inspeccionadas que reciban la instrucción correspondiente por parte de esa entidad, deberán informarle a la Supersociedades cuando realicen cambios relacionados con: (¡) razón social; (ii) objeto social; (iii) actividad económica; (iv) transformación de la sociedad; (v) domicilio (incluyendo dirección del domicilio y para notificaciones); (vi) corte de los estados financieros según estatutos; (vii) período de duración de la sociedad; (viii) todas aquellas modificaciones a las cláusulas estatutarias que afecten la información general que reposa en la Supersociedades; (ix) cuando realicen nuevos nombramientos de representante legal, miembros de junta directiva y revisor fiscal, tanto principales como suplentes, y (x) cuando quiera que la sociedad declare o reconozca su disolución.
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades.
6. Remisión de información financiera a la Supersociedades
Las entidades sometidas a vigilancia y control de la Supersociedades, están obligadas a reportar estados financieros de fin de ejercicio, en este caso con corte al 31 de diciembre de 2018. Igualmente, deberán enviar sus estados financieros las sucursales de sociedades extranjeras y las sociedades comerciales sujetas a inspección, en caso de ser requeridas. Los plazos para enviar los informes se determinan en la siguiente tabla de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT sin incluir el de verificación:
- Las entidades vigiladas que estén en un proceso de liquidación voluntaria o que no cumplen la hipótesis de “negocio en marcha” tendrán plazo para presentar sus respectivos informes hasta el 30 de mayo de 2019, de acuerdo con la Circular Externa 100-006 de 2018.
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades.
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades. Inscripción en el registro mercantil de situación de control o grupos empresariales.
7. Remisión de practicas empresariales a la Supersociedades
- El informe “42 - Prácticas Empresariales” deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control de la Supersociedades.
Las fechas para la presentación del informe de prácticas empresariales son las siguientes:
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades.
8. Inscripción en el registro mercantil de situación de control o grupos empresariales
- Cuando de conformidad con lo previsto en la ley, se configure una situación de control o de grupo empresarial, la sociedad controlante lo hará constar en documento privado que deberá presentarse para su inscripción en la cámara de comercio del lugar de domicilio de la sociedad controlada dentro de los treinta (30) días siguientes a la configuración de la situación de control o de grupo empresarial.
- Igualmente, debe inscribirse cualquier modificación a la situación de control o de grupo empresarial.
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades.
9. Remisión de estados financieros consolidados
- En los casos de control societario, la matriz controlante, además de preparar y presentar estados financieros de propósito general individuales, debe preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, como si fuesen los de un solo ente.
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades y de la DIAN.
10. Informe especial
- En los casos de grupo empresarial, tanto los administradores de las sociedades controladas como los de la controlante deberán presentar un informe especial a la asamblea o junta de socios en el que se expresará, entre otras cosas, la intensidad de las relaciones económicas existentes entre la controlante o sus filiales o subsidiarias con la respectiva sociedad controlada.
- La Supersociedades podrá en cualquier momento, a solicitud del interesado, constatar la veracidad del contenido del informe especial y, si es del caso, adoptar las medidas que fueren pertinentes.
- El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Supersociedades.
11. Registro de las bases de datos
- Las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extrajeras privadas que cuenten con activos superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y todas las sociedades de naturaleza pública deben registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Los plazos para inscripción varían dependiendo del valor de los activos y la naturaleza pública o privada de la compañía, así:
a). Activos totales superiores a 610.000 UVT deberán realizar la inscripción a más tardar el treinta (30) de septiembre de 2018.
b). Activos totales superiores a 100.000 y hasta 610.000 UVT deberán realizar la inscripción a más tardar el treinta (30) de noviembre de 2018.
c). Personas jurídicas de naturaleza pública, deberán realizar la inscripción a más tardar el treinta y uno (31) de enero de 2019. d). Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos ya mencionados, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación. • El incumplimiento de lo anterior podría acarrear multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Todas las sociedades comerciales y sucursales de sociedad extranjeras, aún si están exentas de la obligación de registro de sus bases de datos en el RNBD, deben tener una política de protección de datos personales y cumplir con todos los demás lineamientos dispuesto por la ley al respecto.
12. Otros
- Dependiendo de sus actividades y de su situación financiera, las entidades legales en Colombia podrán estar sujetas a otros requerimientos por parte de las autoridades